NextDigiNest -- Di era digital seperti sekarang, otomatisasi dalam bisnis menjadi sangat penting, termasuk dalam layanan pelanggan. Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan efisiensi adalah dengan menggunakan WhatsApp Otomatis. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengatur balasan otomatis untuk pelanggan, sehingga komunikasi tetap berjalan meskipun di luar jam kerja.
Lantas, bagaimana cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business? Simak panduan lengkapnya di bawah ini!
Pengertian WhatsApp Otomatis
WhatsApp otomatis adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan balasan otomatis kepada pelanggan atau konsumen. Fitur ini sangat membantu dalam mengurangi beban kerja sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.
Ada dua jenis WhatsApp otomatis yang perlu diketahui:
-
WhatsApp Business Gratis
- Cocok untuk usaha kecil hingga menengah.
- Memiliki tiga fitur balasan otomatis:
- Greeting Message: Pesan sapaan untuk pelanggan baru.
- Away Message: Balasan otomatis saat kita sedang offline.
- Quick Replies: Respon cepat dengan kata kunci tertentu.
-
WhatsApp Business API
- Cocok untuk bisnis skala besar.
- Memungkinkan penggunaan chatbot dan balasan otomatis berbasis kata kunci.
- Mendukung centang hijau untuk meningkatkan kredibilitas bisnis.
Pemilihan jenis WhatsApp Business yang digunakan tentu tergantung pada kebutuhan bisnis. Jika hanya memerlukan fitur dasar, WhatsApp Business Gratis sudah cukup. Namun, jika membutuhkan otomatisasi tingkat lanjut, maka WhatsApp Business API adalah pilihan terbaik.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Business
Sebelum mengatur pesan otomatis, pastikan sudah mengunduh dan menginstal WhatsApp Business. Aplikasi ini memiliki fitur-fitur khusus yang tidak tersedia di WhatsApp biasa, seperti balasan otomatis, katalog produk, dan label pelanggan.
Berikut langkah-langkah membuat pesan otomatis di WhatsApp Business Gratis:
1. Masuk ke Menu Business Tools
- Klik ikon tiga titik di sudut kanan atas WhatsApp.
- Pilih “Business Tools”.
- Pilih opsi “Messaging” untuk mengatur pesan otomatis.
Terdapat tiga jenis pesan otomatis yang bisa diatur:
✅ Greeting Message – Menyambut pelanggan baru secara otomatis.
✅ Away Message – Memberi tahu pelanggan saat sedang offline.
✅ Quick Replies – Membantu membalas pertanyaan pelanggan dengan cepat.
2. Atur Pesan Otomatis Sesuai Kebutuhan
- Pada Away Message, atur jadwal kapan pesan otomatis akan dikirim.
- Ada tiga pilihan:
- Always Send: Pesan otomatis dikirim setiap saat.
- Custom Schedule: Bisa menentukan waktu tertentu.
- Outside Business Hours: Hanya dikirim di luar jam operasional bisnis.
Pastikan pengaturan ini disesuaikan dengan kebutuhan bisnis agar pelayanan tetap optimal.
3. Tulis Template Pesan
- Buat pesan yang jelas, singkat, dan profesional.
- Sesuaikan dengan kondisi bisnis, misalnya:
- “Halo! Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang offline, tapi kami akan segera membalas pesan Anda secepatnya.”
- Untuk Quick Replies, gunakan format shortcut agar lebih cepat membalas pelanggan.
4. Tentukan Penerima Pesan Otomatis
- WhatsApp Business memungkinkan kita mengatur siapa yang menerima pesan otomatis.
- Ada empat pilihan:
- Semua orang
- Semua orang yang tidak ada di kontak
- Orang-orang tertentu
- Semua kecuali beberapa kontak tertentu
Jika ingin meningkatkan interaksi dengan pelanggan, sebaiknya pilih "semua orang" agar pesan otomatis dapat dikirim ke siapa saja yang menghubungi bisnis kita.
Kesimpulan
Menggunakan WhatsApp otomatis dalam bisnis bisa meningkatkan efisiensi dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. WhatsApp Business Gratis cocok untuk usaha kecil hingga menengah, sementara WhatsApp Business API lebih sesuai untuk bisnis besar yang membutuhkan fitur chatbot dan otomatisasi lanjutan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa mulai mengoptimalkan bisnis menggunakan pesan otomatis di WhatsApp Business!
Meta Description (SEO-Friendly)
Cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business dengan mudah! Panduan lengkap untuk mengatur balasan otomatis, greeting message, dan quick replies agar bisnis lebih efisien.
